Elektronische Mails sind zunehmend unersetzlich und aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken.

Nach den Grundsätzen für die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) besteht im Unternehmensumfeld die Pflicht für die elektronische Archivierung rechtserheblicher E-Mail Kommunikation.

Durch die qualifizierte digitale Signatur ist die ordnungsmäßige Archivierung der elektronischen Kommunikation im Unternehmen möglich. Qualifiziert signierte elektronische Mails erlangen dadurch Urkundenqualität nach § 371a ZPO.

Die GDPdU und die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) betreffen große wie kleine Unternehmen gleichermaßen. Auch Selbständige und der kleine Mittelstand sind davon nicht ausgenommen. Für Unternehmen ist es entscheidend, einen Lösungsansatz für die digitale Archivierung zu haben, der eindeutig gesetzeskonform und einfach zu handhaben ist. Die Archivierung nach GDPdU verhindert einen Medienbruch. Archivierte E-Mails und elektronische Dokumente können daher inhaltsbasiert gesucht und wieder aufgefunden werden.

Compliance und Corporate Governance

Die USA sind hier mit dem Sarbanes-Oxley-Act (abgekürzt SOX oder SOA) und anderen Gesetzen Vorreiter der weltweiten Bestrebung nach Corporate Governance. Corporate Compliance bedeutet in der Umsetzung die Erfüllung rechtlicher und regulativer Anforderungen an die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Kommunikation und Dokumentation. In dem sich auf börsennotierte Organisationen auswirkenden Sarbanes Oxley Act wird der Rahmen der Corporate Governance für Unternehmensleitung und Finanzprüfer festgelegt. Für die Archivierung elektronischer Kommunikation und Dokumente hat SOX die Pflicht zur fälschungssicheren Aufbewahrung aller rechtlich relevanten Dokumente für einen Zeitraum von nicht unter fünf Jahren zur Folge.

Rechtssichere Archivierung von E-Mails und Dokumenten durch Signatur

Mit der qualifizierten digitalen Signatur können E-Mails und beliebige andere elektronische Dokumente rechtssicher auf Datenträgern und Storage-Arrays archiviert werden. Eine Archivierung auf spezielle, einmal beschreibbare optische Datenträger ist durch die fälschungssichere digitale Signatur rechtlich nicht erforderlich.

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