Funktionsweise

Mit der icoya RechnungsBox werden Rechnungen ohne die Umstellung vorhandener Systeme als druckbare PDF-Datei zugestellt. Die icoya RechnungsBox erstellt mit jedem Rechnungsdruck eine qualifiziert signierte Rechnung im PDF-Format und versendet diese zusammen mit einem Prüfprotokoll per E-Mail an den Rechnungsempfänger.

Der Ablauf im Detail: die icoya RechnungsBox erzeugt PDFs, signiert qualifiziert, protokolliert, archiviert und versendet Rechnungen inkl Prüfprotokoll. Ausgangsrechnungen werden in dem Write-Once Flash Speicher des Gerätes dauerhaft archiviert. Mit der icoya RechnungsBox erzeugte Rechnungen werden also nicht nur rechtssicher erstellt und versendet, sondern auch zuverlässig archiviert. Als Hersteller garantieren wir für eine Lebensdauer des Archivspeichers von 10 Jahren.

Die E-Mail Adresse des Rechnungsempfängers wird von der icoya RechnungsBox aus der Rechnung bzw. dem Druckoutput entnommen. Das Prinzip ist einfach: Rechnungen in denen die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers enthalten ist, werden im PDF-Format erstellt (PDF-Druck), qualifiziert signiert und per E-Mail verschickt. Rechnungen ohne gültige Empfänger-E-Mail-Adresse oder elektronisch nicht zustellbare Rechnungen werden von der icoya RechnungsBox wie bisher auf einem vorhandenen Drucker ausgedruckt.

Die elektronische Unterschrift wird mit einer von einem Trustcenter auf Ihre Firma oder Ihren Namen ausgestellten Signaturkarte (Chipkarte) erzeugt. Die Signaturkarte wird in den Kartenslot der icoya RechnungsBox gesteckt und durch die Eingabe der Geheimzahl (PIN) freigeschaltet. Damit ist die Unterschriftsfunktion für eine festgelegte Anzahl von Rechnungen oder für einen bestimmten Zeitraum aktiviert.

Die icoya RechnungsBox funktioniert ähnlich einem Drucker, nur wesentlich schneller und natürlich zuverlässiger.

• Erstellt qualifizierte Rechnungssignatur, Signatur-Zeitstempel und druckbare 2D-Barcode Signatur (optional)
  
• Rechnungen werden in PDF umgewandelt (PDF-Druck), qualifiziert signiert und per E-Mail verschickt.
• Archivsystem für 20.000 (2 GB) bzw. 100.000 (8 GB) Rechnungen integriert.
• Druckweiche für Papier-Rechnungsdruck ermöglicht Ausdruck auf vorhandenen Druckern.
• Kostenlose Prüfsoftware (icoya Scan Processor) und kostenloser Online Prüfservice für Rechnungsempfänger und Finanzamt.
• Installation in 30 Minuten.
• Sicherheit durch integrierte Firewall und AES/3DES Verschlüsselung.
• Geringste Betriebskosten, höchste Umweltfreundlichkeit.

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